第三，非得用书面沟通的时候，在公布以前要进行一个非正式的沟通。一方面表达你自己的意见，另一方面也征求一下大家的意见，让大家知道你要公布什么事情，然后再把正式的书面内容公布出去，这样比较容易快速达到我们的要求。

第四，沟通的方式要根据对方的身份、背景、时间、地点的不同而改变，应该详细的就详细，可以点到为止的就点到为止，应该单独讲的一定要单独讲，应该公开讲的就公开讲，这样一来效果才会提高。

第五，我们要尽量地有依据。讲话的人最好先说清楚我是根据什么资料，如果有数据的话就拿出来，对方比较容易接受。但是有关人的资料要小心，凭记忆最好。中国人明明记得很清楚，但是只要跟人有关，我们会说“不晓得我有没有记错”，这样来谈人的问题往往效果比较好。比如说：“这件事情也许我搞错了，但是我听到的是这样的，不晓得你觉得怎么样。”这样对方听了比较容易接受。你说“这件事情根据我的了解，是这样的，我有证明”，那对方多半不能接受。

第六，沟通的文件一定要标示清楚。这个文件已经送给什么部门什么人了，使看的人知道有哪些人已经看过了，他就会自己去抓住将来怎样跟那些人沟通的重点。我们经常接到一个通知，没头没尾的，也不知道哪些人看到，哪些人没有看到。假定我看到，我就会想我的下属有没有看到。如果你标示清楚，既发给了我，又发给了我下属，那我就知道这个文件他看过，我就不必再跟他沟通，或者我要沟通也只是针对其中的重点。如果你只发给我，没有让我的下属知道，我就要想办法跟他沟通。所以把传阅的人标示出来，对沟通是很有帮助的。

中国人最擅长不讲话来沟通

尽管这些要领我们都掌握了，但有一点不能忽略，中国人常常用不讲话来沟通。不讲话来沟通的不是小事，而是很重要的事情。因为我们一直认为应该说的才说，不应该说的不说。应该说的一句都不能少，不应该说的半句都多。可见这里包括两部分，一部分是说，一部分是不说。一个人懂得不说话才是真正会说话。真正了解不说话就能沟通的人，才是会沟通的人。说话要有效才说。要是问一个中国人：“你明明有意见为什么不说呢？”答案只有一个：“说了没有效，所以我不讲。”中国人会衡量话说出来有没有效，如果没有效，何必讲，只会伤感情。只不过这样做暂时可以，还要想办法让他有效才行。

1.我们要告诉自己，我们一直讲，把时间都用光了，对方还有什么机会讲呢？所以我们不讲话，把机会让给对方，把时间腾出来，对方才会开口。尤其是中国人，明明有意见，但是看你一直说，就不愿意跟你抢。你停下来问他有没有意见，他也不会马上讲，因为他搞不清楚你说真的还是假的。你一定要问他的意见，他看你很有诚意，才会讲出来。所以我们要把时间腾出来，同时要停顿一两分钟，对方才会有信心，他才会讲出来。有时候大家都不讲话也是一种沟通，这叫做心意相通。东方人把心意相通叫做默契，默契的最高境界就是你不说我也知道。

不讲话我们才能够很用心去听对方，因为听话是说话的一半，一个不会听话的人，说的话多半是白说的。

2.你只有安静不说话，才能够了解对方的需求。西方人有话直说，中国人说话多半会拐弯抹角。我们如果没有看清他的表情，没有看清他讲话的样子，怎么知道他真正的需要是什么。他如果说“你看着办”，我们真的不知道他的真实意图是什么，真的让我们看着办，还是因为生气才这么说？所以一定要了解对方的需要，为此我们要安静，要有不讲话的时候。

3.不讲话才能减少说错话。多说多错，少说少错，语言文字本身就是一种障碍，有很多人说“我的意思不是这样”，要是问他：“你讲了半天，意思却不是这样，那你在讲什么？”他会说：“我没有办法，我只能这样讲，但是我的意思不是这样。”这种话中国人大都能够体会。同时我们更要重视，你不讲话才能够引起对方的参与。任何的沟通一定要大家来参与，少数几人把讲话时间都用光了，其他人想参与也没有办法。真正有效的沟通三两句话就能够抓住对方的心理需求，能够了解对方实际的状况，话不在多。

第一，我们千万不要自以为是，自以为是会造成很大的困扰。第二，不要先入为主，听别人一张嘴就信了，他后面的话明明是错的，但是你先入为主，就会信以为真，正确的话反而被错的话挡住了。第三，不要想当然尔。这个想当然尔是说一定这样，不会错的。其实这跟自以为是有一点关联，但是不太相同。有的人还没等别人把话讲完，就说“我懂我懂”，这样的话很难沟通。因为他觉得一定是这样，还用说吗？但实际上事情往往不一定是这样的。中国人为什么满脑子都是不一定？就是说明什么事情都不能说“当然是这样”。一个人去除了自以为是，先入为主，想当然尔，又能够重视言跟默，即讲话跟不讲话的配合，该自己讲的时候自己讲，该让别人讲的时候让别人讲，这样一来沟通就会做得比较好。但是真正有效的沟通要遵循三个原则：

第一，主管要求下属做某种合理有益的事情，要明确地说明目标、内容，还有进行的步骤。越是基层的我们讲得越基础化；对中层干部，讲得简略一点；对于高阶层，点到即止。同时我们要表示决心，“一定要这样做，务必要做到”。同时也要说“我相信你，以你的能力一定会做好”。下属如果有疏忽，除非有正当的理由，否则不能轻易放过他。这种习惯一养成，大家就会重视你的沟通。否则你讲过就算了，人家不照你说的做，你也不追究，慢慢的，你的话就不会有人重视了。

第二，主管要用无心的爱。照顾下属是应该的，没有什么人情，所以叫做无心的爱。不能说“我这样照顾你，你要好好做”，这是有心的爱。真诚的关怀，应该诚恳地关怀对方，而不是做表面的虚假功夫。我们常常跟下属谈各种问题，听听下属的意见，如果有什么不对也委婉地说明，不要轻易发脾气骂他。假定下属的意见暂时没有办法接受的话，也要说“你这个意见很好，我们再研究研究”，事后告诉他有什么困难，以后我们尽力地突破。这样的风气养成以后，下属就很乐意跟主管沟通，甚至他还会主动地来找主管。

第三，主管刚开始要对每一个下属一视同仁。如果一开始就有偏见，那下属认为他不是你的人，跟你讲话也没有用，就不会跟你沟通了。